那些重要不緊急的事情

在任務管理上，有一個很俗爛的艾森豪矩陣(Eisenhower Matrix) ，將事情分為四象限

1. 象限一：重要且緊急（例如：期末考）
2. 象限二：重要但不緊急（例如：健康飲食）
3. 象限三：不重要也不緊急（例如：去吃某個別人推薦感覺不錯的餐廳）
4. 象限四：不重要但緊急（例如：朋友臨時邀約去玩）

多數時候，在任務管理上，會認為要優先處理「重要緊急」，然後是「重要不緊急」的事情

但之前在讀 Stephen Covey 的 The 7 Habits of Highly Effective People（高效能人士的七個習慣），CH 10 《要是第一》該章節中，Covey 卻強調了，我們要更多去重視第二類事情（也就是那些「重要不緊急」），裡面提到：

只重視第三、四類事務的人擁有的不是有意義、負責任的人生，懂得捨棄這兩類無關緊要之事，對第一類要事也盡量節制。把更多時間投注於重要但眼前尚不急迫之事（第二類），才是個人管理之鑰。

第二類事務包括：建立人際關係、撰寫使命宣言、規劃長程目標、防患未然等等。人人都知道這些事很重要 卻因尚未迫在眉睫反而避重就輕。

相反的真正有效能的人，急所當急、不輕易放過機會並防患未然，儘管也會有燃眉之急，但總設法降至最低。

「對第一類要事（重要緊急）也盡量節制。把更多時間投注於重要但眼前尚不急迫之事（第二類），才是個人管理之鑰。」

「人都知道這些事很重要，卻因尚未迫在眉睫反而避重就輕。」

我當時看到這個概念就覺得這件事很有意思：為什麼「重要不緊急」的事情更優於「重要緊急」呢？

仔細思考了一下，我覺得應該回到這兩種類型的任務差異。

對於「重要緊急」的看法，很多時候是被「所處的系統」定義——屬於「系統性上」的重要

那些「重要緊急」的事情特色如下

• 通常跟某個「系統」相關，例如：學校期末考、公司專案截止
• 有系統就代表「跟他人相關」，同時就需要「時間」介入，因為時間是串連起系統中人合作的工具
  • 例如：假設沒有決定期末考時間，老師不知道何時要準備出考卷，學生不知道何時要開始準備
• 系統中的「重要緊急」，可能一開始是源自於系統中某個有影響力「個人」內心中的「重要不緊急」，例如：某個資深的工作者、某個感覺厲害 / 有說服力的人、系統管理者。
  
  而所謂的「重要緊急」，是上述「有影響力」的個人，將自己「個人意識」中的「重要不緊急」—— 對系統施予影響力後，並加上「時間」參數，在團體中形成的「集體意識」（至少 1 人以上相信）
  
  例如：
  
  歷史上第一個創辦學校的人（亂掰的），一開始可能是想到「恩... 我們應該要想個方式，測驗出學生的學習成效，不然怎麼知道我們教得好不好呢？」，這原本是個「重要不緊急」的問題，只有他自己在想這件事，完全不緊急。
  
  他想出「啊，那來個期中的考試，就叫『期中考』！來驗收大家的程度吧！」
  
  於是他找了其他學校老師分享，其他老師聽了也分分贊同，覺得「嗯嗯，這個點子不錯。」。
  
  然後大家就一起共識（或校長單方面）決定出了「那就定在下一個月期中考！」
  
  於是，這個「不緊急」問題，加上時間維度與集體共識後，瞬間變成了「重要緊急」問題。
  
  老師們在接受了「下個月就要期中考了！」是「重要緊急」的問題意識後，趕快急著回去出考卷，還有跟學生公告了！
  
• 然而這個「時間」參數本身可能不一定具有實質意義
  • 例如：其實期中考的具體是 3 月或是 4 月並沒有太大差異，3 月沒有比較神聖，但就是校長或是老師們共同決定出來的。
    
    （雖然沒有實質意義，還是必須要有個時間，老師才知道如何準備、學生才知道什麼時候要開始讀書，這個系統才能被串連和產生行動）
    
• 有趣的是，雖然「重要緊急」理論上，源頭可能來自「某個人」。但更複雜的是，有時候這種意識，可能會在源頭接觸到不同的人後，再參雜許多個體對任務的理解與詮釋後，集體建構出另一個不同的認知
  
  例如：
  • 源頭提出者可能並不這樣思考，但系統的協作者卻產生出了自己的詮釋：
    
    例如：一個領導者 / 具有影響力的工作者，看了一個報告後，隨口提了一句回饋「如果可以更好的話...這邊可以....」（他的意思可能是「恩...已經算不錯，但如果有時間的話...」
    
    但執行者卻誤會了他的意思，加上這個報告明天就要交出去了，因此這個「建議」突然就變成是一件「重要緊急」的事情。
    
  • 或是該事情並沒有在一開始定義出重要性，但因為一種集體/自我的焦慮，它因此變得重要。
    
    例如：「既然我當初定義了/被賦予了這個任務，無論如何，就應該把它做完，不然我就是個好糟糕/會被批評的人」

總之，很多時候，人會覺得事情是「重要緊急」的前提，可能是因為我們參與了某個系統，並受到系統中時間的約束，然後作為個體，在團體中被團體意識所影響。

如果是基於系統上(集體)意識的重要，所以「重要緊急」其實不重要的嗎？

雖然，我認為重要緊急是「基於系統（團體意識上）」的重要，但也並不是說，這些「重要緊急」就因此不重要。

因為人很難真空獨立於世界上，而不跟任何系統（社會/ 團體）產生聯繫

所以即使這些「重要緊急」雖然源自於系統，但必然也會對於系統中的個人產生影響。例如：這件期中考有沒有好好準備，可能影響了這個人在系統中，是否可以獲得獎勵（可以考到好大學）、是否被認可（被老師喜歡）、是否能在系統中持續生存（會不會被退學）.....等。

所以對於系統中當事人而言，這也確實是「真實的重要」的。

但我認為真正重要的問題是：能分析一件事有多少程度是基於系統建構的，並識別出這個系統的建構的結果，之於自己的影響性是什麼。

那些「重要不緊急」，更多屬於「個人/長期意義上」的重要

至於那些「重要不緊急」的事情，特色如下

• 通常「跟自己」更相關，例如：健康飲食、規律運動、學習和個人發展
• 由於不容易受到時間約束，因此這類實情容易「不緊急」，也因此導致人們更容易被系統中那些「重要緊急」的事情給佔據注意力。
• 然而，有些時候時候，這些「重要不緊急」可能遠比「重要緊急」更為重要
  
  例如：上述例子的該校的學生在聽到了，學校突然要期中考，覺得很焦慮
  
  「期中考快到了，我該怎麼辦？」——這是一個系統定義的緊急問題（之於「學校」跟「學生」的身份很重要）。
  
  但「這間學校是一個真正適合我的學習環境嗎？」「我想透過這個學校成為怎樣的人」—— 卻是一個對於個人不緊急，卻可能來得更重要問題。
  
  事實上，雖然我們可能會後者重要，現實不太會有人會催促你要轉學，反而是你所處的系統中的老師或同儕，會讓你對期末焦慮。
  
  但試想，如果一個人的目標是成為專業咖啡師，卻在藝術學校為他的期中考努力，實在有點沒必要。
  
  如同 Stephen Covey 提的 —— 「人都知道這些事很重要，卻因尚未迫在眉睫反而避重就輕。」
  

即使我們知道「重要不緊急」對於個人的影響更加直接，但系統內的「重要緊急」，卻往往更吸引我們的注意力。

總結

• 「重要不緊急」對於「個人」而言更加直接重要，但我們往往會被系統（與他人的約定/團體）定義的「重要緊急」吸引我們的注意力
• 雖然「重要緊急」更多是對於「系統/團體意識」的重要，是某個個人施予團體（1人以上）的集體意識，但不代表它不重要，因為人必然存在於系統中。
• 但比起單純接受所有系統（團體）所定義的重要，或許可以更優先檢視系統跟自己的關聯，確認看看「這個系統建構的重要問題之於自己的關係和影響是什麼？」、「這個系統符合或適合自己嗎？」。
• 但相反的，如果想要讓自己的「重要不緊急」可以實踐，那就為自己創造個系統，用時間來進行約束吧！（例如：每週跟別人約跑步）